Reforma del registro horario digital, más control de la Inspección.

El registro horario digital está en el centro del debate laboral: la obligación de registrar la jornada ya existe, pero la reforma que se plantea apunta a un sistema más digital, trazable y con mayor control de la Inspección. Si tienes una pyme, hacerlo bien te evita sanciones y conflictos por horas extra.

Lo relevante ahora es que se está impulsando una reforma que pretende dar un salto: pasar a un registro horario digital, con requisitos técnicos y organizativos más exigentes, y con más capacidad de control inspector (incluido acceso remoto en determinados términos). Esta reforma no está implantada todavía (a fecha 18/01/2026), pero hay señales claras de la dirección en la que va la norma.

En este artículo te explico qué exige hoy la ley, qué cambia con la reforma planteada, y una hoja de ruta práctica para pymes y empresas (especialmente si operas en Cádiz o provincia) para evitar sanciones y conflictos.

1) Qué exige hoy la normativa (obligación vigente)

Registro horario digital con hora de entrada y salida

La obligación actual es clara: registro diario que incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.

Conservación durante 4 años y disponibilidad

Ese registro debe conservarse 4 años y estar a disposición de:

• personas trabajadoras,

• representantes legales,

• Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).

¿Qué pasa si no cumples?

El incumplimiento en materia de jornada/registro puede encajar como infracción grave en la LISOS (art. 7.5 incluye expresamente el “registro de jornada”).
Las infracciones graves se sancionan, con carácter general, con multas en el tramo 751 a 7.500 € (según graduación).

Importante: además de la sanción administrativa, un mal registro suele ser gasolina para conflictos por horas extra, tiempos de trabajo efectivo, descansos, etc.

2) Qué pretende cambiar la reforma del registro horario digital

En el debate normativo reciente aparece con fuerza un modelo de registro horario digital con requisitos reforzados. Un texto muy ilustrativo (por su detalle técnico) es el Proyecto de Ley publicado en el Boletín del Congreso (16/05/2025), que proponía suprimir el actual art. 34.9 ET e introducir un nuevo art. 34 bis dedicado al registro de jornada.

Aunque un proyecto puede cambiar durante la tramitación (o incluso no prosperar), sirve para entender qué está encima de la mesa.

2.1 Registro Horario Digital.

El modelo propuesto exige que el registro diario de jornada se realice por medios digitales.

2.2 Asientos personales, directos e inmediatos (entrada/salida… e interrupciones)

Se refuerza la idea de que sea la persona trabajadora quien fiche de forma:

• personal y directa,

• inmediatamente al inicio y fin de cada jornada,

• incluyendo interrupciones que afecten al cómputo.

Además, se pide que el registro identifique de forma desagregada si las horas son ordinarias, extraordinarias o complementarias.

2.3 Autenticidad, trazabilidad y control de modificaciones

El sistema debería permitir:

• identificar inequívocamente a la persona que registra,

• y reflejar las modificaciones de asientos (trazabilidad).

2.4 Formato “tratable”, copiable e interoperable

Se exige un formato legible y compatible (para empresa, plantilla y autoridades), que permita documentación y copias, y se introduce la idea de interoperabilidad del sistema.

2.5 Acceso inmediato… y posible acceso remoto (Inspección y RLT)

El texto propuesto incluye:

• acceso inmediato en el centro de trabajo y en cualquier momento,

• y que el registro horario digital sea accesible de forma remota para la ITSS y para la representación legal de las personas trabajadoras.

2.6 Conservación 4 años (se mantiene) y carga de la prueba “de facto” más dura

Se mantiene la conservación de 4 años, pero se refuerza la responsabilidad empresarial de acreditar el cumplimiento.

2.7 Presunciones a favor del trabajador si la empresa incumple

Una parte especialmente delicada para empresas: el texto propuesto prevé que, si la empresa incumple el registro, puedan operar presunciones como:

• presunción de jornada ordinaria y de horas extra/complementarias manifestadas por la persona trabajadora (salvo prueba en contrario),

• presunción de contrato a jornada completa en contratos a tiempo parcial (salvo prueba en contrario),

• y considerar tiempo de trabajo efectivo el periodo entre inicio y fin reflejado.

2.8 Endurecimiento sancionador: “una infracción por cada persona trabajadora”

El mismo documento propone modificar la LISOS para que, si hay ausencia de registro o falseamiento, se considere una infracción por cada persona trabajadora afectada.

Esto, en la práctica, multiplica el riesgo económico de forma considerable en inspecciones.

2.9 Plazos de entrada en vigor (lo que se planteó)

En ese texto se contemplaba que el nuevo art. 34 bis entrase en vigor a los seis meses desde la entrada en vigor de la ley, pero dejando para el reglamento el momento de aplicar la interoperabilidad y accesibilidad remota.

3) Situación a 18/01/2026: ¿está ya en vigor el “registro horario digital obligatorio”?

Con la información publicada en prensa económica y en el propio Ministerio, la reforma se ha planteado y trabajado, pero no aparece como plenamente implantada. Por ejemplo, se ha informado de una propuesta de reforma (septiembre) que no se habría implementado aún y que busca digitalizar y conectar datos con la Inspección, endureciendo sanciones.
También consta que el Ministerio abrió en 2025 un proceso de participación pública sobre un proyecto de real decreto relacionado con el registro horario digital.

Conclusión prudente: hoy debes cumplir sí o sí con el art. 34.9 ET (registro diario + 4 años + disponibilidad), y además conviene prepararse para un escenario de digitalización obligatoria y mayor control.

4) Guía práctica para pymes: cómo prepararte sin volverte loco

4.1 Revisa tu sistema actual con 5 preguntas

1. ¿Registra entrada y salida de cada trabajador cada día?

2. ¿Se puede conservar y recuperar 4 años sin “perder datos”?

3. ¿Es fiable (evita manipulaciones) y deja rastro de cambios? (tendencia reforzada en la reforma)

4. ¿Permite distinguir horas ordinarias/extra/complementarias? (muy recomendable)

5. ¿Estaría listo para una inspección “mañana” y para un entorno más digital?

4.2 Si usas Excel o papel: riesgo típico

Aunque la ley vigente no te dice “tiene que ser una app”, sí te exige un registro real, conservable y accesible. Si tu sistema permite:

• fichajes rellenados a posteriori,

• firmas “en bloque”,

• cambios sin rastro,
  te expones a inspección y a conflictos por horas extra.

4.3 Documenta reglas internas (y te ahorras problemas)

Crea un protocolo simple:

• quién ficha (siempre el trabajador),

• cómo se fichan pausas,

• cómo se corrigen errores (y quién autoriza),

• cómo se gestionan viajes, teletrabajo, comerciales, guardias,

• cómo se reportan horas extra y quién las valida.

La reforma propuesta apunta justo a eso: trazabilidad, autenticidad y que la empresa no condicione el contenido del fichaje.

4.4 Ojo con contratos a tiempo parcial

El texto propuesto refuerza mucho el control en tiempo parcial (resúmenes mensuales y presunción de jornada completa si el registro falla).
En la práctica, en tiempo parcial el registro es “zona roja”: es donde más se discuten complementarias y ampliaciones encubiertas.

5) Errores frecuentes que veo en empresas (y cómo evitarlos)

5.1 “Fichamos, pero no guardamos 4 años”

Si no puedes aportar registros antiguos, a efectos prácticos estás desprotegido. La obligación de conservación es expresa.

5.2 “Los registros los rellena el encargado”

La tendencia normativa va en sentido contrario: asiento personal y directo del trabajador, sin condicionamiento empresarial.

5.3 “No distinguimos horas extra”

La reforma pretende que el registro identifique horas ordinarias/extra/complementarias de forma desagregada.
Aunque hoy no sea un requisito literal en todos los casos, hacerlo bien reduce litigiosidad.

5.4 “Si viene Inspección, ya lo preparo”

Mala idea: el registro es diario. Y el marco sancionador puede complicarse si prospera el criterio de “una infracción por trabajador” ante ausencia/falseamiento.

6) ¿Qué deberían hacer los trabajadores si no se registra la jornada?

Si tu empresa no registra, o el registro no refleja la realidad:

• solicita por escrito que se cumpla el registro,

• guarda evidencias (correos, cuadrantes, comunicaciones),

• y valora asesoramiento: el registro es clave en reclamaciones de horas extra.

(La base legal del registro diario y su conservación es clara).

7) Cómo puedo ayudarte (Cádiz): asesoría preventiva y defensa en Inspección

Si tienes una pyme en Cádiz o provincia, el enfoque más rentable suele ser prevención:

• auditoría rápida del registro actual,

• implantación de protocolo y documentación mínima,

• preparación ante inspección,

• y defensa/letrada si llega requerimiento o acta.

Porque aquí el riesgo no es solo la multa (que puede ser grave). El riesgo real es que el registro deficiente se convierta en el “centro de gravedad” de:

• reclamaciones de horas extra,

• diferencias salariales,

• conflictos colectivos,

• y sanciones acumuladas.

La LISOS tipifica como infracción grave la transgresión de normas de tiempo de trabajo incluyendo el registro, con rangos sancionadores generales para graves.

Si necesitas asesoría laboral para empresas en Cádiz o revisión de tu registro horario digital, puedes contactarme y lo revisamos con un plan claro (cumplimiento + evidencia + defensa).